Natürlich weiß jeder, wie man eine E-Mail schreibt. Doch die Tage, an denen nur ein E-Mail Posteingang abgearbeitet wird, sind vorbei. Wie gestaltet sich also das zukunftorientiete Arbeiten? Genau, mit Gruppenchats, die im Privatleben schon lange etabliert sind.
Für jedes Team gibt es dann einen eigenen gemeinsamen Arbeitsbereich. In „Teams“ (Microsoft) werden dafür Teams (Chats) erstellt. Jeder, der an dem jeweiligen Themenbereich mitarbeitet, tritt in das Team ein. Das persönliche Postfach dient dann nur noch für vertrauliche Mails, denn auch Externe können zu einem Team in „Teams“ eingeladen werden.
Ein großer Vorteil, den besonders Microsoft Teams bietet, ist, dass Informationen und Daten nicht wie bei einer E-Mail in vielen Postfächern mehrfach abgelegt werden, sondern einen zentralen Speicherort haben, auf den alle Teammitglieder zugreifen können.
Wenn ein Teammitglied besonderes Augenmerk auf eine Nachricht legen soll und man sicherstellen möchten, dass die Nachricht wahrgenommen wird, dann „erwähnt“ man ihn in Teams mit dem „@Name“ Zeichen. Diese Meldung erscheint dann bei der Person in der Aktivitäten-Leiste. Der Empfänger wird gezielt darauf aufmerksam gemacht und kann keine Nachricht mehr verpassen.
Es stellt sicher, dass die Dokumente immer am richtigen Platz sind und wirklich jedes Teammitglied daran gleichzeitig arbeiten kann. Zusätzlich werden Duplikate vermieden.
Ebenfalls bietet sich bei diesem Tool auch an, Meetings auf gesittetere Weise abzuhalten. Denn in Besprechungsräumen mit vielen Teilnehmern für Ruhe zu sorgen, ist definitv schwerer, als per Mausklick das Mikrofon stumm zu schalten. Somit gibt es keine störende Geräuschkulisse wie Stühlerücken, Husten, eine gluckernde Kaffeemaschine oder sich unterhaltende Kollegen. Auch das Verfolgen der angesprochenen Inhalte wird vereinfacht.
Abschließend kann man sagen, dass Chats wie Microsoft Teams mehr als nur einen Vorteil geben.
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