Der Büroalltag zwingt uns Berge von Papier zu erzeugen und zu verarbeiten: Angebote, Rechnungen, Vertragsunterlagen, Bescheinigungen, Aufstellungen, Projektpläne und vieles mehr. Umso schlimmer, da wir wissen, weit mehr als die Hälfte dieser Druckerzeugnisse landet wieder im Papierkorb. Der Rest braucht enorm viel Platz bei der Aufbewahrung und Lagerung. Wir verbringen täglich durchschnittlich ein gutes Viertel unserer Arbeitszeit mit dem Suchen und (hoffentlich) Wiederfinden der benötigten Dokumente und den darin enthaltenen Informationen, um oftmals Teile davon wieder in unsere IT-Systeme einzugeben. Dieses Vorgehen ist weder effizient noch nachhaltig.
Darüber hinaus sind die Anforderungen zur Einhaltung der GoBD / DSGVO durch den Gesetzgeber stark gestiegen und damit auch das unternehmerische Risiko der rechtlich nicht mehr ausreichenden „analogen“ Archivierung inklusiv ihrer jeweils geforderten Nachweisbarkeit. Hierbei ist es uns bei Röhrich & Partner (ein Tochterunternehmen der eves_ Gruppe Braunschweig) wichtig darauf aufmerksam zu machen, dass bisherige Hemmschwellen bzgl. Kosten- und Personalaufwand zur Einführung eines DMS-Systems wegfallen. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen bewirkt die Einführung unserer maßgeschneiderten Lösung (u.a. im Hinblick auf Lizensierungen und Speicherkapazitäten in unserem zertifiziertem Cloud-Betrieb) einen enormen Nutzen für das jeweilige Unternehmen. Die Betriebskosten sind überschaubar und wiegen die Einsparung durch die Beschleunigung der Abläufe und Prozesse mehr als auf.
So macht sich unsere DMS Cloud-Lösung schnell bezahlt: Es bedarf keiner hohen Anfangsinvestition da die benötigten Hard- und Softwareinstallationen beim Betreiber liegen. Wartung, sämtliche Aktualisierungen, Skalierungen wie Backups werden durch den Cloudbetreiber wahrgenommen. Gleiches gilt für das enorm wichtige Thema Sicherheit. Zudem sind Digitalisierungsbestrebungen aktuell förderfähig.
Darüber hinaus sind die situationsbedingten Dokumente und Informationen durch das von uns eingesetzte und vertriebene Amagno DMS System (kombiniert mit individuell skalierbaren Speichermöglichkeiten und Schnittstellen) schnell griffbereit und einsetzbar. Ob das entsprechende Dokument hierbei den individuell anpassbaren Workflow durchläuft oder als revisionssicheres Dokument langfristig abgespeichert wird (und somit nicht mehr editierbar ist) kommt dabei ganz auf den Einsatz beim jeweiligen Anwender an. In jedem Fall können Anfragen und Kategorisierungen ohne fehleranfällige Doppelerfassungen schnell und einfach bearbeitet werden – und das fast von jedem Ort.
Die eves_ Unternehmensgruppe ist hierbei in der Lage aufgrund Ihrer verschiedenen Fachabteilungen branchenunabhängig zu beraten und DMS Projekte in nahezu jedem Unternehmensumfeld umzusetzen.
Sprechen Sie uns hierzu gerne an.
Herzlichst
Ihr Maximilian Zöpel
