OKR@eves_: Wie alles begann!
„Wir haben eine tolle neue Strategie, aber wie wird die eigentliche Realität?“
Diese Frage haben wir uns bei eves_ 2021 gestellt. Natürlich könnte man klassisch vorgehen, Pläne erstellen und Anweisungen geben. Stattdessen haben wir uns entschieden, auf das Engagement und die Kreativität unserer Mitarbeiter_innen zu setzen und Objectives und Key Results (OKR) einzuführen. Wir wollen, dass die Umsetzung unserer Strategie nicht nur ein weit entferntes „Chefthema“ ist, sondern jede_r in der Firma die Möglichkeit bekommt, Themen einzubringen und voranzutreiben, die ihr oder ihm wichtig sind.
So wollen wir unsere Zukunft gemeinsam gestalten. Dabei setzen wir bewusst auf Freiwilligkeit, damit OKR nicht nur zu einer anderen Form von Zielvereinbarung wird.
Um gut und zügig starten zu können, haben wir ein OKR-Pilotteam mit Menschen aus allen Bereichen des Unternehmens gegründet und uns externe Beratung geholt. So hat Anna von Pionira mit uns im Dezember drei intensive Workshops veranstaltet. Zunächst haben wir eine Einführung in die Grundlangen von OKR bekommen. Dann haben wir ermittelt, was wir mit OKR erreichen wollen und was die vorhandenen und zu schaffenden Rahmenbedingungen sind. Abschließend haben wir ein erstes OKR-Setup erstellt, mit dem das Pilotteam loslaufen kann. Aus all diesen Workshop ergab sich auch eine lange Liste von Hausaufgaben, z.B. zu klären welches Tool wir zur Nachverfolgung verwenden wollen und welche Themen innerhalb von OKR bearbeitet werden und welche nicht.
Diese und auch andere Fragen stellen sich jedem Unternehmen, die OKR einführen wollen. Aber natürlich hat jedes Unternehmen auch seine individuellen Herausforderungen. Bei uns ist das zum Beispiel, dass wir zwei unabhängige Gesellschaften sind -die eves_it und die eves_co-, die zwar zusammengehören, aber sehr unterschiedlich arbeiten. So es war die Grundstruktur von OKR für die IT-ler einfach zu verstehen, weil sie im Alltag mit Scrum arbeiten. Für die CO-ler hingegen, die nicht nach Scrum arbeiten, waren nicht alles selbsterklärend. Durch den unterschiedlichen Arbeitsalltag sind auch die Rahmenbedingungen teilweise sehr unterschiedlich. So haben wir entschieden, ein gemeinsames OKR-Pilotteam beizubehalten, auch wenn es eigentlich etwas groß ist, damit wir gemeinsam lernen und enger zusammenrücken.
Eine weitere Herausforderung wird die freiwillige Teilnahme sein. In Unternehmen, die die Mitarbeit im Rahmen von OKR für alle Mitarbeiter_innen voraussetzen kann eine feste Teamstruktur entwickelt werden. Da wir aber mit einer -hoffentlich- zunehmenden Menge an Teilnehmer_innen rechnen, müssen wir eine dynamische Teamstruktur finden, die gleichzeitig effizient ist.
Das war der erste große Schritt auf der strategischen Reise mit OKR. Nachfolgend können wir schon vom Start in den ersten OKR-Zyklus berichten.
OKR@eves_: Start in den ersten OKR-Zyklus
Nachdem wir Ende 2021 mit der Einführung von OKR bei eves_ begonnen hatte, waren wir Anfang 2022 fleißig dabei unsere Hausaufgabenliste aus den Kickoff Workshops abzuarbeiten, um die initialen Rahmenbedingungen zu schaffen.
Ein wichtiges Thema dabei war, welche Themen wir in OKR bearbeiten und welche als „daily business“ außerhalb laufen, aber auch welche Themen wir nicht bearbeiten, wenn sie nicht innerhalb von OKR Priorität erhalten. Denn eine zentrale Herausforderung ist Fokus: Um etwas bewegen zu können konzentrieren wir uns auf die Themen, die wirklich wichtig sind.
Ende Januar stand dann unsere Jahresplanung an. Dabei hat uns wieder Anna von Pionira begleitet. Vormittags saßen Leadership Team und Teamleiter zusammen, um aus unserer Strategie Moals zu erstellen. Nachmittags kam unser OKR-Team dazu und wir begannen mit einem gemeinsamen Brainstorming, in dem jede_r einbringen konnte, an welchem Thema sie oder er arbeiten möchte. Diese Ideen wurden dann gegen die zuvor definierten Moals geprüft. Nach einer Priorisierung durch alle, die aktiv im OKR-Pilotteam arbeiten würden, definierten wir in kleinen Gruppen für die drei wichtigsten Themen unsere ersten Objectives und Key Results. Dabei gab es intensive Diskussionen, was denn ein gutes Objective ist und wie man die Key Results messbar macht. Am Ende konnten wir uns gegenseitig zufrieden unsere Ergebnisse präsentieren und in den ersten Zyklus starten.
Ein wichtiger Punkt ist die „interne Öffentlichkeitsarbeit“, denn während die Mitglieder des OKR-Pilotteams aktiv dabei sind, bekommen unsere anderen Kolleginnen und Kollegen kaum mit, was wir tun. Daher liegt es an uns, sie auf dem Laufenden zu halten. Dazu haben wir unsere Moals und OKRs offiziell vorgestellt, und geben regelmäßige Updates heraus. Außerdem stehen im Intranet Informationen für den Einstieg ins Thema OKR zur Verfügung und jede_r im Unternehmen kann im Trackingtool den aktuellen Status einsehen. So hoffen wir, weitere Personen für die Mitarbeit im nächsten Zyklus zu gewinnen.
Nun befinden wir uns mitten im ersten Zyklus und nach der zu erwartenden Einarbeitungsphase kehrt etwas Ruhe ein. Wir bekommen Übung darin, uns im Weekly über den Status der Key Results auszutauschen, und die Liste der Hausaufgaben wird kürzer. Wir sind positiv gestimmt, denn die ersten Fortschritte sind bereits sichtbar.
-> Natürlich haben wir das Ganze unter hohen Sicherheitsvorkehrungen abgehalten mit Abstand und tagesaktuellem Test.
