Die Prozessanalyse ist ein wichtiges Instrument, um zu prüfen, ob die Prozesse im Unternehmen effektiv arbeiten.
Wir bei eves_ beschäftigen uns mit der Analyse von Geschäftsprozessen und versuchen so, Ihre Prozesse im Unternehmen zu optimieren.
Doch wie wird der Begriff Prozessanalyse definiert?
Die Prozessanalyse bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen. Oder in kurz: In der Prozessanalyse werden die Prozesse erstmalig sichtbar gemacht und bewertet.
Der Schlüssel zu effizienten Arbeitsabläufen ist die Prozessanalyse. Prozesse, die miteinander verzahnt und damit voneinander abhängig sind, findet man überall im Unternehmen. Der Unternehmenserfolg steht und fällt mit schlanken und effizienten Prozessen.
Doch wie sieht es in der Praxis aus?
In den meisten Betrieben ist das Optimierungspotenzial an dieser Stelle sehr hoch, denn die Prozesse sind oft unzureichend strukturiert, dokumentiert und standardisiert.
Der einzige Ausweg: Die Abläufe im Unternehmen müssen gründlich erfasst, analysiert und optimiert werden.
Die Prozessanalyse beginnt mit dem Identifizieren der Prozesse. Mit Hilfe eines Workshops wird eine grobe Aufnahme des Geschäftsmodells gewährleistet. Zum anderen wird dokumentiert, welche Fachbereiche es im Unternehmen gibt und ihre Schnittstellen zueinander überprüft. Zum Abschluss des Workshops wird zusammengetragen, welche Verbesserungspotenziale von den Prozessverantwortlichen gewünscht werden.
Im nächsten Schritt beginnt die Feinanalyse. Hier werden die Prozesse mit Hilfe von Fragebögen aufgenommen. Der Einsatz von Fragebögen ist eine Methode zur Prozessanalyse, die sich zur strukturierten Abfrage von Tätigkeiten eignet. Sie bringen ein hervorragendes Ergebnis, wenn sie zur quantitativen Analyse von Vorgängen, Benutzung von IT oder Dokumenten eingesetzt werden. Dieser Schritt ist ebenfalls durch Interviews der Prozessbeteiligten Personen möglich.
Wir von eves_ raten jedoch von den Interviews ab und konzentrieren uns aufgrund von Zeit- und Kostengründen auf die Variante der Fragebögen. Interviews haben die Gefahr, dass Teilprozesse von den Prozessbeteiligten vergessen werden und dadurch eine genaue Analyse der Prozesse nur noch bedingt möglich ist. Zudem sind durch Interviews die Kosten höher, da dadurch die Anwesenheit mehrerer Personen notwendig ist.
Zur Darstellung der Geschäftsprozesse arbeiten wir bei eves_ mit dem Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach-, Methoden- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können.
Der letzte Schritt beinhaltet die eigentliche Analyse der Prozesse. Nachdem die Prozesse modelliert und dokumentiert wurden, lassen sich Optimierungspotenziale erkennen. Auf Grundlage dieser Informationen lassen sich die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe verbessern. Hier geht die Prozessanalyse in die Prozessoptimierung über.
Falls Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung unzufrieden mit den Geschäftsabläufen sind, stehen wir Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Wir unterstützen Sie mit unserem Know-How und modernen Analysemethoden, um Ihr ganzes Potenzial ausschöpfen zu können.
Bei Fragen oder Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Jendrik Adomeit
Head of Expert Team Process Solutions
eves_consulting GmbH
Per E-Mail: Jendrik.Adomeit@eves-co.de
